Gepost op 01-12-2017 in , , , , ,

Eerst was er een secretariaat in Veltem voor de federatie Herent, en eentje in Erps voor de federatie Kortenberg. Vorig jaar op de dag van de onschuldige kinderen startte het secretariaat in Nederokkerzeel voor de federatie Kampenhout. De software van de computer in Veltem werd geüpdatete en het secretariaat van de  federatie Kortenberg  werd verhuisd naar een nieuwe locatie in Meerbeek en kreeg ook een digitale facelift. Vanaf nu zijn deze drie secretariaten in ons dekenaat operationeel en vooral verbonden met elkaar. Neen, niet met kabels. Ze zijn in de wolken ! De moderne technologie zorgt ervoor dat we nu werken met een cloud.

Het principe

In het grote internet is er dus een ruimte voor ons gereserveerd waartoe de drie secretariaten toegang hebben. Dat maakt dat we informatie over kalenders, dopelingen, huwelijken enz. maar één keer hoeven te klasseren. En nog handiger : we kunnen mensen uit heel het dekenaat ontvangen en verder helpen met hun doop- en huwelijksaanvragen, doopattesten, attesten voor alles wat er te vinden is in onze registers enzovoort… . Ook onze Pastoor Patrick, Diaken Bart en Chantal hebben toegang tot de gegevens, wat hen toch wel wat kilometers bespaart. En dat is dan weer goed voor het milieu! Laten we een voorbeeldje nemen. Een koppeltje uit Beisem wil graag trouwen, maar de openingsuren van het secretariaat zijn niet geschikt omdat ze overdag werken. Dan kunnen zij zonder problemen langs gaan op het secretariaat in Meerbeek op maandagavond of in Nederokkerzeel op woensdag in de vooravond. Elk van de secretariaatsmedewerkers kan in de cloud zien of de kerk van Beisem op het moment dat zij willen huwen niet bezet is door een ander huwelijk. Zij kunnen meteen de aanvraagformulieren invullen en hoeven dus niet meer naar Veltem te gaan. Op de plaats waar de aanvraag gebeurt, scant men het formulier in en zet men het in de cloud. Danielle, die vanuit Veltem alle huwelijksdossiers van de drie federaties opvolgt en onder andere de doopattesten aanvraagt, heeft vanaf dan een zicht op de nieuwe aanvraag. Ze kan de parochie Beisem informeren dat er een huwelijk zal zijn en Pastoor Patrick of diaken Bart kan zien dat hij dan een huwelijk heeft in Beisem en zijn agenda hiervoor blokkeren. Makkelijk toch !

Eén maar, natuurlijk. We moeten wel zeker zijn dat de parochies alle data doorsturen waarop de kerken bezet zijn. De secretariaten of Chantal doen regelmatig een oproep om de data door te geven. Zo proberen we zo veel mogelijk vergissingen en dubbele boekingen te voorkomen. Want het zijn nog altijd mensen die papieren invullen en computers bedienen. En die kunnen zich vergissen.

Waarvoor kan men dan terecht op de secretariaten ?

Eigenlijk voor alles wat de pastoraal betreft. Doop- en huwelijksaanvragen, vragen rond Vormsel, Eerste Communie, kerken, speciale evenementen of activiteiten die door het dekenaat of de federaties worden georganiseerd, attesten van doopsel, huwelijk,…  Kennen we het antwoord niet meteen ? Ook geen probleem. We noteren je contactgegevens en vragen de informatie op en nemen dan opnieuw contact met je op.

Iedereen welkom!

Natuurlijk ben je ook welkom voor een gewone babbel. In de gespreksruimtes die gelegen zijn bij onze secretariaten kan je rustig zitten voor een gesprek. Elk van de secretariaten beschikt ook over de mogelijkheid om je een tas koffie of thee aan te bieden, zodat het praten makkelijker gaat. Uiteraard wordt er gewaakt over de discretie.

 

Een paar uurtjes vrij?

Om dit alles naar de toekomst toe nog meer te kunnen uitbouwen, zoeken we natuurlijk nog vrijwilligers om ons team te versterken. Heb je een paar uurtjes vrij? Sta je positief tegenover samen Kerk vormen? Hou je van sociaal contact of ben je een administratieve bolleboos? Dan ben je welkom is ons team! Onze huidige medewerkers hebben de handen vol en kunnen nog hulp gebruiken.

Alle medewerkers leerden mekaar ondertussen kennen (zie foto). We weten dus onmiddellijk wie we aan de lijn hebben bij telefonisch contact. We zullen regelmatig met deze mensen samen komen om afsprakennota’s te overlopen, ervaringen en informatie uit te wisselen en ons nog meer op mekaar af te stemmen. We willen immers allemaal de mensen die bij ons komen aankloppen optimaal ten dienste staan. En natuurlijk vinden we de gezelligheid bij een kop koffie of thee en een koekje ook leuk. Dit zijn zuurstofmomenten.

 

Waar en wanneer kunnen we er terecht?

De drie secretariaten hebben elk andere openingsuren. Zo proberen we zo veel mogelijk mensen te kunnen bereiken. En wie weet, als we ook meer vrijwilligers kunnen betrekken, kunnen we de openingsuren nog wat uitbreiden. Hieronder vind je de openingsuren. Na sluitingstijd kan je ons per mail bereiken. Dringende vragen worden tussendoor behandeld.

Het federatiesecretariaat van Veltem is gelegen in de Pastorijstraat 1 3020 Veltem-Beisem (oude pastorij). Het is elke week geopend op maandag tussen 14.00u en 16.30u. Zuster Machteld zal je graag verder helpen bij jouw bezoekje of telefonisch op het nummer 016 49 04 68 (enkel tijdens de kantooruren) of per mail secretariaatveltem@skynet.be. Danielle helpt haar achter de schermen en werkt alle huwelijksdossiers af na de aanvraag op de drie secretariaten.

In Meerbeek is Riet elke maandag tussen 18u en 20u op het secretariaat. Je vindt het secretariaat in Meerbeek in de Sint-Antoniusstraat 21 (oude pastorij langs de zijdeur). Telefonisch tijdens de kantooruren kan je haar bereiken op het nummer 02 311 41 77 (enkel tijdens de kantooruren) of per mail secretariaatmeerbeek@telenet.be.

En in Nederokkerzeel staan Anne-Marie, Livine en Jo voor je klaar. Zij zijn er op woensdag tussen 17.00u en 19.00u. De pastorij van Nederokkerzeel is gelegen aan de Bogaertstraat 1 in Nederokkerzeel. Je kan hen telefonisch bereiken op het nummer 016 88 41 51 (enkel tijdens de kantooruren) of per mail secretariaatnederokkerzeel@telenet.be.

Dat wij in de wolken zijn over deze evolutie hoeft geen betoog. We zijn blij dat wij kunnen rekenen op deze enthousiaste ploeg.

PS Het parochiesecretariaat van Herent zit niet in dit samenwerkingsverband. Voor pastorale aangelegenheden met betrekking tot de parochie Herent kan je daar terecht op dinsdag-, woensdag-, donderdag- en vrijdagvoormiddag van 9.00u tot 12.00u. Dan zijn zij te bereiken op het telefoonnummer 016 22 91 24. Het mailadres is parochieherent@skynet.be.

 

Share